Sommerfest für Mitarbeitende organisieren: Ideen, Ablauf und Schlechtwetter-Plan
Ein gelungenes Sommerfest für Mitarbeitende braucht drei Dinge: ein Format, das zum Team passt, einen Ablauf mit festen Ankerpunkten und einen Schlechtwetter-Plan, der von Anfang an mitgebucht ist. Planen Sie draußen, aber mit einer überdachten Alternative in Reichweite – dann entscheidet das Wetter nur über die Stimmung, nicht darüber, ob das Fest stattfindet.
Termin und Rahmen klären
Der wichtigste Faktor ist der Termin. Prüfen Sie die Schulferien in Ihrem Bundesland: Mitten in den Sommerferien ist ein Teil des Teams im Urlaub. Viele Unternehmen feiern deshalb Ende Juni oder Ende August bzw. Anfang September. Ein Freitagnachmittag mit Übergang in den Abend funktioniert für die meisten Teams gut.
Legen Sie außerdem fest, ob Familien eingeladen sind, ob das Fest in der Arbeitszeit beginnt und wie die Gäste an- und abreisen. Diese drei Entscheidungen bestimmen Programm, Gästezahl und Budget. Wie Sie ein Firmenevent grundsätzlich aufsetzen, zeigt unser Ratgeber Firmenevent planen in sechs Schritten.
Ideen für das Sommerfest
Grillabend oder Hüttendorf
Der Klassiker: Grill, Bierwagen, Weinstand, lange Tische. Mehrere kleine Stationen statt eines großen Buffets verteilen die Gäste und verkürzen Wartezeiten.
Street-Food und Foodstationen
Verschiedene Stände bringen Abwechslung und passen zu Teams mit unterschiedlichen Essgewohnheiten. Vegetarische und vegane Optionen sollten selbstverständlich dabei sein.
Spiele und Team-Aktionen
Leichte Turniere wie Boule, Tischkicker, Wikingerschach oder ein Quiz bringen Abteilungen zusammen. Wichtig ist Freiwilligkeit – niemand sollte mitspielen müssen.
Familienfest
Mit Kinderprogramm, Hüpfburg oder Kinderschminken wird das Sommerfest zum Termin für die ganze Familie. Planen Sie dann einen früheren Beginn und ruhige Ecken ein.
Sommerabend am Wasser
Ein Sundowner mit Live-Musik oder DJ, Lounge-Möbeln und Blick aufs Wasser ist entspannter als ein durchgetaktetes Programm – und für viele Teams genau das Richtige.
Beispiel-Ablauf für einen Nachmittag mit Abend
| Zeit | Programmpunkt |
|---|---|
| 15:30 | Ankommen, Begrüßungsgetränk, Spiele sind schon offen |
| 16:30 | Kurze Begrüßung durch die Geschäftsführung (maximal zehn Minuten) |
| 17:00 | Grill und Foodstationen öffnen |
| 18:30 | Programm-Höhepunkt: Turnierfinale, Ehrungen oder Live-Act |
| 20:00 | Musik, Bar, Sonnenuntergang |
| 22:30 | Letzte Runde, Shuttle oder Hinweis auf den Nahverkehr |
Der Schlechtwetter-Plan
Ein Plan B ist kein Notfallzettel, sondern Teil der Buchung. Er sollte genauso gut funktionieren wie Plan A. Diese Punkte gehören hinein:
- Überdachte Fläche für alle Gäste fest reservieren – Zelt, Halle oder Innenraum in unmittelbarer Nähe, nicht „irgendwo“
- Entscheidungszeitpunkt festlegen, etwa am Vortag mittags anhand der Wetterprognose, und wer entscheidet
- Kommunikation vorbereiten: kurze Nachricht an alle Gäste, Hinweisschilder vor Ort
- Hitze mitdenken: Schatten, kostenloses Wasser, Sonnenschutz, Essen nicht in der prallen Sonne
- Gewitter und Sturm: Wetterwarnungen beobachten, Kriterien für Unterbrechung festlegen, Zelte und Deko sichern lassen
- Technik regensicher planen: Strom, Kabelwege, Bühne mit Dach
- Stornobedingungen für wetterabhängige Leistungen vorab klären
Tipp: Planen Sie das Programm so, dass es drinnen ohne Umbau weiterlaufen kann. Wer Grill, Bar und Musik von Anfang an in die Nähe der überdachten Fläche stellt, zieht bei einem Schauer einfach ein paar Meter um.
An alle denken
Ein Sommerfest soll das ganze Team erreichen. Bieten Sie attraktive alkoholfreie Getränke an, sorgen Sie für barrierefreie Wege und Sitzplätze, und denken Sie an Kolleginnen und Kollegen im Schichtdienst – zum Beispiel mit einem Zeitfenster, in dem sie dazukommen können.
So machen wir das bei der Holstein Event Group
Auf der Verbandsanlage in Elmshorn haben wir Open-Air-Flächen und überdachte Räume nah beieinander: den Innenhof der alten Kutscher-Fahrschule für Grillabende und ein Hüttendorf mit Grill-, Bier- und Weinbuden, die Seewiese am Wasser mit Spannzelt – und für den Plan B das beheizte Festzelt für 350 bis 700 Gäste oder das Foyer mit Glasfassade für bis zu 150 Gäste. Direkt am Wasser liegt außerdem Harry's – Haus am See für 15 bis 300 Gäste.
Gut zu wissen für 2027: Vom 3. Juli bis 29. August 2027 gastiert das Schleswig-Holstein Musik Festival in unserer Halle – Sommertermine sollten Sie deshalb früh sichern. Feiern Sie lieber auf Ihrem eigenen Gelände, kommen Küche und Team zu Ihnen; Details dazu bei Catering & Partyservice Elmshorn.
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Häufige Fragen
Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Sommerfest?
Häufig Ende Juni oder Ende August bis Anfang September, damit möglichst wenige Mitarbeitende im Urlaub sind. Prüfen Sie die Schulferien in Ihrem Bundesland, bevor Sie den Termin festlegen.
Wie sieht ein guter Schlechtwetter-Plan aus?
Eine fest reservierte, überdachte Fläche für alle Gäste in direkter Nähe, ein fester Entscheidungszeitpunkt, vorbereitete Gäste-Information sowie Maßnahmen gegen Hitze und Gewitter.
Sollten Familien zum Sommerfest eingeladen werden?
Das hängt vom Ziel ab. Ein Familienfest stärkt die Bindung, braucht aber Kinderprogramm, einen früheren Beginn und mehr Platz. Ein reiner Team-Abend ist einfacher zu planen.
Kann das Sommerfest auch auf unserem Firmengelände stattfinden?
Ja. Die Holstein Event Group bringt Küche, Technik und Crew auch auf Ihr Firmengelände oder stellt ein Zelt auf Ihrer Fläche.
Weiterlesen im Ratgeber
Stand: Oktober 2026 · Allgemeine Planungshinweise ohne Gewähr; verbindlich sind Ihr individuelles Angebot und die Vorgaben der jeweiligen Location.